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ビジネス思考 プロジェクトマネジメント

夏休みの宿題を計画的に進める方法

投稿日:2017年12月30日 更新日:


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計画通りに進まないのも、人間らしさ。

 

夏休みの宿題に代表されるように、なんで人間は期限ある作業がいつもギリギリになってしまうのか。
去年、夏休み前に、その心理現象「学生症候群」をご紹介させていただきました。
人間は期限ある作業を行うとき、余裕時間があればあるほど、実際に作業を開始する時期を遅らせてしまうという心理的行動特性のことでした。

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人間の行動特性なんだもん。
宿題がギリギリになってしまうのは、これ、ある意味しょーがないんだって。
と、去年、宿題が出来ていない理由として、この「学生症候群」を言いわけにした学生さんに、今年も、伊藤ちゃんがね、もっともらしい言いわけをご用意しましたよ!

 

それが、パーキンソンの法則
学生症候群よりも、わりと有名なやつなんで、ご存知の方は結構いらっしゃるんじゃないでしょうか。

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これは、「作業の量は、与えられた時間を全て満たすまでに膨張する」というもの。
つまり、「夏休みの宿題の量は、夏休みをまるまる使い切るまで大きくなる」という考え方。

 

もっというと、人間は与えられた分だけ時間を全部つかってしまうということ。
1週間の猶予が与えられた仕事があれば、まるまる1週間かけてしまいがちなわけです。

 

 

 

持ち時間は与えられた時間・・なんだけど。

 

もともとは、イギリスの歴史学者のパーキンソンさんが、当時の大英帝国が小さくなっていって、明らかに仕事の量が減っているにも関わらず、なぜだか、役人の数が増えていっていることに対して疑問を持ったことがきっかけで提唱されました。

 

 

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かつての植民地がどんどんイギリスから独立していってるのに、なんで植民地担当の役人はいつも忙しそうなんだ?
確かにちょっと不思議ですよね。

 

 

例えば、会社の上司から資料を3時間で完成させるように言われるとするじゃない。
でも、2時間で完成しちゃったら?終わりました!って上司に報告する?

 

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勝手に残りの時間を完成した資料の見直しに・・とか適当な理由をつけて、3時間かけて仕事を終わらすようにしちゃうわ。僕。

それじゃあ、時間かかっちゃいますよねー。仕事がなくならないわけだ。
実際には、2時間で完成した資料と、3時間かけて完成した資料にそんなに違いはないことがほとんどです。

 

 

 

あえてキツめのスケジュールを組む。

そこでデキるやつは、時間を効率的にマネジメントする!

最終的な完成と、その期限だけをみているから、パーキンソンの法則が発動してしまう。
ならば、タスクを細かく分解し、それぞれに細かく期限を設定する。
ポイントは、この個々の期限を、あえてキツキツなスケジュールにすること。
そして、仮にタスクが期限内に終わらなくても、次のタスクに移る。
最後にまとめて調整時間を準備しておこう。

 

 

この辺は、去年もご説明しましたよね。
ふつーの人の作業振り分けが、こうなのに対し、

・・・つまり各タスクの中に無意識のうちに調整時間・余裕時間を作っているのに対し、

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でも、デキる奴の作業振り分けは、こんな感じで、あえてキツキツのスケジュールを組んで、
全タスクの最後に調整時間を準備しているわけだ。

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時間をかければ良いものができるのは当たり前。

 

もっといいモノを作り上げたいと考えるのは、悪いことじゃないですよ。
でも、期限をオーバーしちゃったら意味ないじゃない。
時間が無限にあるならばいいけどね。まずは時間内に完成させることを最優先にする。
そのために、細かくタスクをあえてキツキツのスケジュールで時間設定し、各々を時間厳守で進めていきましょう。

 

 

 

おさらい「パーキンソンの法則」

 

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パーキンソンの法則は、
期限・・というか時間のことだけを言っているわけじゃありません。

いろんな解釈があるんですが、

例えば、

お給料が上がっても、なぜかいつも金欠・とか。
あえて広くて大きな机を買ったのに、いつもごちゃごちゃとか。
せっかくでっかい冷蔵庫に買いかえたのに、中はいつもモノでいっぱいとか。

恐ろしいわ!パーキンソンの法則!!


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イトケン
米国PMI認定PMP(R)国際プロジェクトマネージャー / 産業心理士

電子出版ベンチャーのスタートアップから、国内大手通信社のBPO業務まで、幅広くプロジェクトマネジメントに携わる。 YouTubeチャンネル「マイプロジェクトTV」では、デキるヤツの考え方やテクニックを”休み休み”ご紹介しています。

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